Chính sách bảo mật

1.1. Chính sách quy định việc thu thập, sử dụng, lưu trữ, chia sẻ, bảo vệ và xử lý dữ liệu cá nhân phát sinh khi cá nhân truy cập, tạo tài khoản, đặt hoặc sử dụng dịch vụ tại Hello Vietnam.

1.2. Hello Vietnam do SUDV quản lý; SUDV trực tiếp đăng tải thông tin các dịch vụ theo hợp đồng hợp tác với khách sạn, resort, đơn vị lữ hành và các đơn vị cung cấp dịch vụ (sau đây gọi là Đối tác). Chính sách áp dụng đối với khách hàng, người đặt dịch vụ và cá nhân có thông tin được cung cấp hợp pháp qua giao dịch.

1.3. Việc công bố Chính sách không mặc nhiên thay thế yêu cầu thông báo, xin sự đồng ý hoặc căn cứ xử lý dữ liệu khác theo pháp luật. Khi pháp luật yêu cầu sự đồng ý, SUDV thiết lập cách thức ghi nhận sự đồng ý riêng, rõ ràng và cho phép rút lại theo quy định.

1.4. Các nhóm dịch vụ có thể được cung cấp gồm lưu trú, tour du lịch, vé, đặt bàn nhà hàng, đặt lịch spa, e-voucher, vui chơi và các dịch vụ được công bố thực tế. Đối với dịch vụ chỉ có trong kế hoạch nhưng chưa được kích hoạt, việc thu thập dữ liệu chỉ phát sinh khi tính năng tương ứng được đưa vào sử dụng.

2.1. Tùy chức năng được kích hoạt, SUDV có thể thu thập:

(i) họ tên, số điện thoại, email và thông tin tài khoản;

(ii) mã đặt chỗ, cơ sở hoặc chi nhánh sử dụng, ngày/giờ đặt bàn, số khách, giờ nhận/trả phòng, lịch khởi hành, mã và tình trạng sử dụng voucher, yêu cầu đặc biệt;

(iii) thông tin giao dịch, trạng thái thanh toán/hoàn tiền;

(iv) phản ánh, khiếu nại;

(v) thông tin kỹ thuật như địa chỉ IP, cookie và lịch sử truy cập trong phạm vi pháp luật cho phép.

2.2. Dữ liệu về sức khỏe liên quan dịch vụ spa, dữ liệu hộ chiếu, thị thực, giấy tờ định danh và dữ liệu trẻ em chỉ được thu thập khi thực sự cần thiết, đúng căn cứ pháp lý, đã thông báo trước và đáp ứng điều kiện xử lý dữ liệu tương ứng. Không yêu cầu cung cấp OTP, PIN, mật khẩu ngân hàng hoặc thông tin thẻ đầy đủ qua kênh hỗ trợ.

2.3. Mục đích thu thập: xác nhận và thực hiện đặt phòng, tour, vé, voucher; liên hệ với khách; chuyển thông tin cần thiết cho Đối tác; thanh toán, đối soát, hoàn tiền; phòng chống gian lận; giải quyết khiếu nại; bảo đảm an toàn hệ thống; thực hiện nghĩa vụ thuế, kế toán và pháp luật.

2.4. Dữ liệu tiếp thị và phân tích hành vi không thiết yếu chỉ được xử lý khi có căn cứ hợp pháp tương ứng. Khách hàng được lựa chọn việc nhận bản tin khuyến mại theo cơ chế được công bố.

2.5. Đối với người sử dụng cổng quản trị riêng của đối tác, các thông tin tài khoản, phân quyền nhân sự, lịch sử cập nhật thực đơn, quản lý bàn/lịch hẹn và nhật ký thao tác chỉ được thu thập theo chức năng, hợp đồng dịch vụ và cơ chế thông báo về dữ liệu áp dụng cho cổng đó.

3.1. SUDV sử dụng thông tin đúng mục đích đã công bố và trong phạm vi cần thiết để thực hiện đơn hàng, vận hành website, quản lý tài khoản, hỗ trợ khách hàng, xử lý tranh chấp và thực hiện nghĩa vụ pháp luật.

3.2. Đối tác chỉ được tiếp nhận các trường thông tin cần thiết để xác nhận, cung ứng dịch vụ và hỗ trợ khách hàng theo hợp đồng; không được tự ý sử dụng thông tin cho mục đích quảng cáo độc lập khi chưa có căn cứ pháp lý.

3.3. Trường hợp thay đổi mục đích xử lý vượt quá phạm vi đã thông báo, SUDV thực hiện thông báo và các thủ tục về sự đồng ý hoặc căn cứ pháp lý khác theo quy định trước khi áp dụng.

3.4. Khi khách đặt bàn hoặc đặt lịch spa, SUDV chỉ chuyển tới nhà hàng/spa thông tin cần thiết để xác nhận chỗ, giờ sử dụng, số khách, loại dịch vụ, mã voucher (nếu có) và yêu cầu phục vụ liên quan. Đối tác không được sử dụng dữ liệu này cho mục đích tiếp thị riêng nếu thiếu căn cứ pháp lý.

3.5. Đối tác là bên trực tiếp cung cấp dịch vụ tại cơ sở và được tiếp cận thông tin đặt phòng, lịch tour, đặt bàn, lịch spa hoặc e-voucher trong phạm vi cần thiết để thực hiện giao dịch. Việc Đối tác tiếp tục xử lý dữ liệu cho nghiệp vụ lưu trú, an ninh, an toàn, thanh toán tại cơ sở hoặc nghĩa vụ chuyên ngành phải có căn cứ hợp pháp và thuộc trách nhiệm tương ứng của Đối tác; SUDV vẫn thực hiện đầy đủ nghĩa vụ bảo vệ dữ liệu đối với hoạt động do SUDV quyết định và vận hành.

4.1. Thông tin tài khoản được lưu trong thời gian tài khoản hoạt động và thời gian cần thiết để hoàn tất nghĩa vụ, xử lý yêu cầu sau đóng tài khoản nếu có căn cứ hợp pháp.

4.2. Dữ liệu đơn hàng, thanh toán và chứng từ được lưu đến khi hoàn tất giao dịch, đối soát, xử lý khiếu nại và hết thời hạn lưu trữ bắt buộc theo quy định pháp luật tương ứng.

4.3. Dữ liệu xử lý trên cơ sở đồng ý cho mục đích tiếp thị được lưu đến khi hết mục đích/thời hạn được thông báo hoặc khi chủ thể rút lại sự đồng ý, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Dữ liệu kỹ thuật được lưu theo chu kỳ cần thiết và được thông báo trong công cụ cookie nếu có.

4.4. Khi hết căn cứ lưu trữ, SUDV xóa, hủy hoặc thực hiện biện pháp khác phù hợp pháp luật; một số chứng từ có thể tiếp tục được lưu riêng để đáp ứng nghĩa vụ thuế, kế toán hoặc giải quyết tranh chấp.

5.1. Nhân sự có thẩm quyền của SUDV thuộc bộ phận điều hành, chăm sóc khách hàng, kế toán, kỹ thuật và pháp chế trong phạm vi nhiệm vụ.

5.2. Đối tác thực hiện đơn hàng, gồm cơ sở lưu trú, công ty lữ hành, nhà cung cấp vé, nhà hàng, spa hoặc đơn vị dịch vụ khác theo loại đơn hàng thực tế.

5.3. Nhà cung cấp hạ tầng, lưu trữ, dịch vụ công nghệ và tổ chức xử lý thanh toán theo hợp đồng và nghĩa vụ bảo mật; cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi có yêu cầu hợp pháp; chủ thể khác khi có căn cứ pháp lý.

5.4. SUDV không mua bán dữ liệu cá nhân. Hoạt động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài (nếu có) phải được đánh giá và thực hiện nghĩa vụ tương ứng trước khi triển khai.

5.5. Đối với phần mềm quản lý nhà hàng/spa tại subdomain, SUDV và đối tác phải xác định rõ tư cách, quyền truy cập, phạm vi dữ liệu và trách nhiệm bảo vệ dữ liệu bằng thỏa thuận phù hợp; không mặc nhiên coi mọi dữ liệu khách hàng của đối tác là dữ liệu được phép khai thác cho hoạt động quảng cáo Hello Vietnam.

6.1. SUDV duy trì biện pháp quản trị và kỹ thuật phù hợp, bao gồm kiểm soát và phân quyền truy cập, xác thực người quản trị, bảo vệ kết nối truyền dữ liệu, sao lưu, ghi nhận nhật ký truy cập và quy trình kiểm tra, khắc phục sự cố.

6.2. Nhân sự và nhà thầu xử lý dữ liệu chỉ được truy cập theo phân quyền, có trách nhiệm giữ bí mật và không chuyển giao trái phép.

6.3. Nếu xảy ra sự cố, SUDV tổ chức xác minh, hạn chế tác động, khắc phục và thực hiện nghĩa vụ thông báo/báo cáo cho chủ thể dữ liệu, cơ quan có thẩm quyền trong trường hợp pháp luật yêu cầu.

6.4. Khách hàng tự bảo vệ mật khẩu, mã xác thực và thông báo ngay khi phát hiện dấu hiệu sử dụng tài khoản trái phép.

6.5. Quyền xem lịch đặt bàn, mã voucher và dữ liệu khách hàng trên cổng đối tác được giới hạn theo điểm kinh doanh/chi nhánh và vai trò được phân quyền. Quyền tải xuống, trích xuất, chia sẻ hoặc chuyển dữ liệu ra bên ngoài phải tuân thủ hợp đồng và pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

7.1. Khách hàng được xem hoặc cập nhật các trường thông tin tại phần quản lý tài khoản nếu website có chức năng tương ứng.

7.2. Nếu chưa có công cụ chỉnh sửa trực tiếp, khách hàng gửi yêu cầu tới sieuungdungviet@goladivn.com.vn hoặc kênh hỗ trợ được công bố; nêu họ tên, phương thức liên hệ, dữ liệu cần xem/chỉnh sửa và mã giao dịch nếu có.

7.3. SUDV tiếp nhận, xác minh người yêu cầu bằng biện pháp phù hợp, kiểm tra dữ liệu, thực hiện chỉnh sửa hoặc thông báo lý do chưa thể thực hiện theo pháp luật.

8.1. Chủ thể dữ liệu gửi yêu cầu tới sieuungdungviet@goladivn.com.vn hoặc qua kênh hỗ trợ chính thức, mô tả loại dữ liệu và hành động mong muốn.

8.2. Trình tự:

(i) tiếp nhận;

(ii) xác minh danh tính và phạm vi yêu cầu;

(iii) đánh giá căn cứ pháp lý và khả năng thực hiện;

(iv) thực hiện yêu cầu trong thời hạn luật định hoặc thông báo lý do từ chối/giới hạn;

(v) xác nhận kết quả.

8.3. SUDV có thể phải tiếp tục lưu dữ liệu trong trường hợp giao dịch chưa kết thúc, có nghĩa vụ kế toán, thuế, giải quyết tranh chấp, bảo vệ quyền lợi hợp pháp hoặc yêu cầu của cơ quan nhà nước theo pháp luật. Phần dữ liệu này được hạn chế sử dụng ngoài mục đích lưu giữ hợp pháp.

9.1. Kênh tiếp nhận: sieuungdungviet@goladivn.com.vn, hotline 0858 606 168 và mục Liên hệ/Hỗ trợ khi được kích hoạt.

9.2. Quy trình: ghi nhận phản ánh, thông báo tiếp nhận, xác minh sự việc, phối hợp bộ phận/Đối tác liên quan, xử lý và thông báo kết quả. Khiếu nại được tiếp nhận theo thời hạn pháp luật bảo vệ người tiêu dùng.

9.3. Khách hàng có quyền yêu cầu xem xét lại hoặc yêu cầu cơ quan có thẩm quyền giải quyết theo pháp luật.

10.1. Cookie cần thiết phục vụ đăng nhập, duy trì phiên, bảo mật và vận hành. Nếu triển khai cookie quảng cáo hoặc phân tích không thiết yếu, SUDV công khai mục đích, thời hạn và cơ chế lựa chọn phù hợp pháp luật.

10.2. Khi khách đặt dịch vụ cho trẻ em hoặc người đi cùng, người cung cấp thông tin phải có căn cứ hợp pháp. SUDV thu thập giới hạn ở dữ liệu thực sự cần thiết và áp dụng quy định đặc thù về xử lý dữ liệu trẻ em.

11.1. Chính sách được công khai tại vị trí dễ tiếp cận trên website. Sửa đổi được thông báo và áp dụng theo quy định; việc tiếp tục truy cập website không tự động được coi là sự đồng ý hợp lệ cho mọi hoạt động xử lý dữ liệu mới.

11.2. Trường hợp có quy định pháp luật bắt buộc khác với nội dung Chính sách thì áp dụng pháp luật. Chính sách có hiệu lực từ ngày SUDV công bố chính thức.